Bedrijfsvoering • Jaarstukken 2016 Gemeente Eindhoven

Inleiding

Bedrijfsvoering draagt eigenstandig, en in nauwe verbondenheid met het primaire proces, bij aan de realisatie van de gezamenlijke ambitie voor de stad. We adviseren, ondersteunen en faciliteren het college van B&W, de gemeentesecretaris, de Directieraad en de sectoren en leveren diensten en producten die aansluiten op de behoeften (snelheid, gemak, kwaliteit) voor zo laag mogelijke kosten.
Bedrijfsvoering staat daarbij steeds meer in directe verbinding met de stad en de omgeving, sluit slimme coalities en zoekt experimenteerruimte. Daarbij kiezen we voor standaardisatie waar dat kan en maatwerk waar dat moet en maken keuzes in wat we in de nabije toekomst zelf en samen met partners doen of aan anderen overlaten. Om intern en extern innovatief te kunnen samenwerken aan een duurzame en inclusieve samenleving zijn sociale, systeem- en technologische innovatie nodig. Door zelf een duurzame en inclusieve organisatie te zijn vervult de gemeente een voorbeeldrol.

Wat hebben we bereikt?

2016 was voor bedrijfsvoering een werkjaar waarin we aan de hand van vier onlosmakelijk met elkaar verbonden thema's hebben gewerkt aan de ambities van het college-programma:
1. Adaptief vermogen
2. Innovatieve samenwerking
3. Duurzame en inclusieve organisatie
4. Prestatie
Voor inzicht in wat we op deze thema's hebben gerealiseerd en bereikt verwijzen we naar de paragraaf bedrijfsvoering (Paragraaf E).

Effectindicatoren

Effectindicatoren	Realisatie	Begroting	Realisatie
	2015	2016	2016
Kosten overhead per inwoner	239	235	237
Gemiddeld energielabel gemeentelijke gebouwen	2	2	2
Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO)	trede 2	trede 2	trede 2

Opmerkingen bij Effectindicator:
Kosten overhead per inwoner	De afwijking ten opzichte van de begroting wordt verklaard door de huisvestingsopbrengsten die ondanks alle inspanningen lager zijn dan begroot. Dit komt enerzijds doordat de marktprijs fors is gedaald en anderzijds doordat de verhuur van de ambtelijke gebouwen niet volledig is gerealiseerd. Een goede vergelijking met andere gemeenten is op dit moment nog niet mogelijk. Het voor vergelijking bedoelde ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ wordt door gemeenten op verschillende wijzen ingevuld. Om te zorgen dat dit in het vervolg op een eenduidige manier wordt gedaan, heeft Eindhoven met een 10 tal gemeenten een kring opgericht.
Gemiddeld energielabel gemeentelijke gebouwen	Met het tekenen van het contract is een start gemaakt met de voorbereiding en uitvoering van het project. Het gemiddeld energielabel is ten opzichte van de begroting niet gewijzigd. Op dit moment voldoen alleen Mercado (B) en het NRE-gebouw (A) aan deze norm.
Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO)	De bestuurlijke ambitie is om minimaal trede 2 te handhaven. De PSO-audit die de trede toekent, wordt om de twee jaar gehouden. De vorige was in 2015 toen trede 2 is behaald. De eerstvolgende audit is medio 2017. De norm verandert mee met de mate waarin de organisaties in Nederland sociaal ondernemen.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Prestatie indicatoren	Realisatie	Begroting	Realisatie
	2015	2016	2016
Werkplekfactor	-	0,77	0,75
Aantal uitgevoerde aanbevelingen ISO 26.000	-	16	-
Aantal personen in kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam bij gemeente	-	30	43

Opmerkingen bij Prestatie indicator:
Werkplekfactor	in 2016 is actief gestuurd op vermindering van het gebruik van de m2, dit heeft onder meer geleid tot het huisvesten van het Urban Data Center en een organisatieonderdeel van de Stichting WIJEindhoven. Een dalende trend is daarmee ingezet.
Aantal personen in kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam bij gemeente	Bij de PSO-audit medio 2015 is vastgesteld dat bij de gemeente Eindhoven 34 personen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam waren. Bovendien zijn er van Ergonbedrijven 9 medewerkers gedetacheerd. Dit op basis van banen van 25,5 uur of naar rato daarvan. De audits zijn om de twee jaar, de eerst volgende is medio 2017. Het betreft hier de directe bijdrage aan de PSO-ladder. Tevens telt ook de indirecte bijdrage mee. Die betreft personen die werken bij instellingen en bedrijven waar de gemeente zaken mee doet.

Opmerkingen bij Prestatie indicator:

Werkplekfactor

in 2016 is actief gestuurd op vermindering van het gebruik van de m2, dit heeft onder meer geleid tot het huisvesten van het Urban Data Center en een organisatieonderdeel van de Stichting WIJEindhoven. Een dalende trend is daarmee ingezet.

Aantal personen in kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam bij gemeente

Bij de PSO-audit medio 2015 is vastgesteld dat bij de gemeente Eindhoven 34 personen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam waren. Bovendien zijn er van Ergonbedrijven 9 medewerkers gedetacheerd. Dit op basis van banen van 25,5 uur of naar rato daarvan. De audits zijn om de twee jaar, de eerst volgende is medio 2017. Het betreft hier de directe bijdrage aan de PSO-ladder. Tevens telt ook de indirecte bijdrage mee. Die betreft personen die werken bij instellingen en bedrijven waar de gemeente zaken mee doet.

Wat heeft het gekost?

Exploitatie	Begroting	Realisatie	Afwijking
(Bedragen x € 1.000)	2016	2016	2016
Lasten	-6.421	-3.897	2.524
Baten	235	1.253	1.018
Mutaties reserves (- = toevoeging, + = onttrekking)	1.252	1.253	1
Resultaat	-4.934	-1.391	3.543

Toelichting afwijking exploitatie	Lasten	Baten	Toev / onttr reserves	Afwijking	Structureel
(Afwijking in € 1.000, - = Nadeel)	Lasten	Baten	Toev / onttr reserves	Afwijking	Structureel
Begrotingstechnische verwerking gevolgen CAO voor loonkosten / afwijking garantieschalen	2.941			2.941	N
De volgende cao-effecten zijn van toepassing: de salarissen zijn met 3% gestegen per 1 januari 2016 en 0,4% per 1 januari 2017. Dit leidt er toe dat onze personeelskosten vanaf 2016 autonoom groeien met €2,7 miljoen. In de begroting 2016 is ter compensatie voor de extra kosten (bij de diverse onderdelen / afdelingen) centraal een budget van €2,7 miljoen opgenomen. Daarnaast is sprake van een voordelige afwijking van €0,2 miljoen op het budget garantieschalen.	2.941			2.941	N
Vrijval voorziening risico garanties en geldleningen		964		964	N
Naar aanleiding van de beoordeling toereikendheid van de voorziening is (zoals reeds in najaarsbericht 2016 vermeld) een bedrag van €963.725 vrijgevallen ten gunste van exploitatie.		964		964	N
Actualisering begrote kapitaallasten en kostenverdeling	1.646			1.646	N
Bij de 2e tussentijdse rapportage (najaarsbericht) heeft een actualisering van de begrote kapitaallasten en kostenverdeling plaatsgevonden. De voordelige afwijking (€801.000 in verband met kapitaallasten en €845.000 in verband met kostenverdeling) is begrotingstechnisch binnen het collegeproduct Bedrijfsvoering opgenomen.	1.646			1.646	N
Mobiliteitskosten en boventalligen	-2.652			-2.652	N
Voor Mobiliteitskosten en boventalligen was € 3,4 miljoen extra benodigd. Hiervan was € 1,3 miljoen extra nodig voor het mobiliteitsbureau (ondersteuning boventalligen, compensatie loonkosten inleren, e.d.). Daarnaast was er een extra storting in de voorziening boventalligen van € 1,4 miljoen nodig omdat begrote opbrengsten (detacheringen bij externen, vergoeding voor inzet boventalligen) niet behaald werden, opgebouwd verlof moest worden uitbetaald en boventalligheid langer duurde. Diverse bijsturingen om het aantal boventalligen zo laag mogelijk te krijgen is een continu proces.	-2.652			-2.652	N
Diverse overige afwijkingen per saldo	589	54	1	644	N
Betreft m.n. administratieve verrekening met projectkostenplaatsen Ruimtelijk Domein	589	54	1	644	N
Totaal	2.524	1.018	1	3.543